Alors, c'est quoi le publipostage ? En quoi consiste le publipostage ?

EXPLICATIONS

Tout d’abord, le publipostage consiste à reproduire le même document de base à plusieurs destinataires différents.

Vous pouvez le personnaliser de sorte qu’il soit envoyé à chaque destinataire mais avec les données ou des informations correspondants individuellement à chacun de ces destinataires.

De façon pratique, il faut donc avoir au préalable un fichier de base qu’on pourrait encore appeler un document modèle et une base de données où se trouve toutes les informations ou les données de chaque destinataire.

Et c’est ce dont nous avons dans la vidéo explicative ou le tuto ci-haut.

Notre document de base ou notre document model est fait dans Microsoft Word puisqu’il s’agit d’une lettre de réclamation de créances au différent client de la société.

Notre base de données est faite dans Microsoft Excel et contient les éléments ou les informations de chaque client (le nom du client, l’adresse du client, le numéro de facture du client et bien évidemment le montant de sa créance et bien évidemment la date de la facture concernée).

Il faudra absolument ne pas mettre de titre dans votre base de données.

Vous devez donc rédiger votre texte ou votre lettre dans Ms Word au préalable en y laissant des espaces ou des zones vides où les éléments ou les informations viendront de votre base de données. Ces zones vides sont appelées des champs de fusions.

Puis vous devez créer votre Base de données dans Ms Excel si vous n’en avez pas encore. C’est dans cette base de données que votre fichier texte viendra chercher les informations manquantes qu’elle en a besoin pour les insérer dans les champs de fusions que vous avez laissés. Cette base de données est encore appelée fichier source. Vous pouvez également le faire avec Ms Access.

Le fichier texte ira chercher dans le fichier source que vous aurez choisi les éléments pour chaque destinataire de manière individuel. Par exemple, s’il s’agit du client ALIPRES de notre exemple précédent, vous aurez qu’à sélectionner ce client et toutes les autres informations concernant ce client seront automatiquement insérées dans le champ de fusion concerné par de cet élément. C’est-à-dire que le nom que vous aurez choisi vous insérer dans le champ de fusion de nom, l’adresse dans le champ de fusion réservé à l’adresse, la date, le numéro de facture et le montant iront chacun dans le champ de fusion de date, du numéro de facture et celui du montant respectivement. Et tout ceci en automatique. Vous n’aurez donc pas besoin de sélection tous ces éléments à chaque fois puisque tout sera fait de manière automatique grâce à vos deux fichiers.

Alors comment faire pour automatiser cella ?

Nous allons commencer tout d’abord par créer nos champs de fusion dans le fichier model.

Pour cela, dans le document Word, il aller dans l’onglet Publipostage puis dans Démarrer la fusion et le publipostage.

Et là vous aurez le choix entre faire une lettre, un message électronique, une enveloppe, une étiquette, un répertoire, un document Word normal ou alors demander une assistance pour la fusion et le publipostage pas à pas.

Mais pour notre exemple nous allons travailler avec la lettre.

A présent il faut sélectionner les destinataires.

Et là vous disposez de trois possibilités pour votre liste :

·        La première qui est « Entrer une nouvelle liste » 

Cette option vous permet de créer votre base de données directement dans Ms Word à l’aide d’un outil qui vous sera proposé par Ms Word.

Avec cet outil, vous pourriez entrer certains éléments que Word propose par défaut et si ces éléments de colonnes ne sont pas conformes à ce que vous voulez, vous avez la possibilité de les modifier en cliquant sur personnaliser la colonne. 

Vous pouvez ainsi modifier les entêtes soit en renommant ceux-ci, soit en supprimant ce qui ne vous intéressent pas ou alors en y ajoutant les champs que vous voulez.

Une fois que ce sera fait vous pouvez entrer vos données et cliquer sur nouvelle entrée pour entrer la prochaine ou cliquer sur supprimer l’entrée pour supprimer une ligne.

 · La deuxième : « utiliser une liste existante ». C’est celle-ci que nous allons utiliser pour notre exemple. Elle permet d’utiliser une liste déjà créer et c’est ce qui nous concerne.

·  Et la troisième c’est pour sélectionner la liste dans vos contacts Outlook.

Revenons à ce qui nous concerne c’est-à-dire la deuxième option, une liste existante.

Après avoir sélectionné celle-ci, une nouvelle fenêtre apparaîtra pour nous permettre de sélectionner la base de données que nous avons déjà créer soit dans Ms Excel soit dans Ms Access.

 Ø  Il faudra tout d’abord sélectionner le type de fichier en se servant du menu déroulant à droite.

Il s’agit pour notre cas d’un fichier Excel.

Ø Puis il faudra par la suite aller dans l’emplacement de notre base de données et le sélectionner et cliquer sur ouvrir puis sur OK.

Une fois que vous l’aurez fait, vous constaterez que de nouvelles fonctionnalités apparaissent dans l’onglet Publipostage.

Si vous aller sur insérer un champ de fusion vous verrez que les entêtes (Client, Adresse, n° facture, Date facture et Montant) de votre Base de données ont été incorporé.

Ø Sélectionner la zone réserver au nom du client

Ø Puis aller sur Insérer un champ de fusion et sélectionner le champ Client.

Lorsque vous l’autre fait, le champ client apparaîtra dans votre lettre.

Vous n’aurez plus qu’à faire de même avec les autres champs de fusions.

Et une fois fait, vous autre une lettre comme celle-ci avec tous les champs de fusion intégré.

 Vous pouvez à présent procéder au test.

Ø Cliquez tout simplement sur Aperçu des résultats

Une fois que vous aurez cliqué sur cet élément, vous constaterez que le nom du premier client de votre base de données ainsi que toutes les autres informations de ce client apparaîtront dans votre lettre.

 Ø Servez vous de l’outil de navigation du groupe Aperçu des résultats de l’onglet Publipostage de votre document Word pour défiler dans votre base de données et ainsi faire apparaître chaque client dans votre lettre.