Alors, c'est quoi le publipostage ? En quoi consiste le publipostage ?

EXPLICATIONS

Tout d’abord, le publipostage consiste à reproduire le même document de base à plusieurs destinataires différents.

Vous pouvez le personnaliser de sorte qu’il soit envoyé à chaque destinataire mais avec les données ou des informations correspondants individuellement à chacun de ces destinataires.

De façon pratique, il faut donc avoir au préalable un fichier de base qu’on pourrait encore appeler un document modèle et une base de données où se trouve toutes les informations ou les données de chaque destinataire.

Et c’est ce dont nous avons dans la vidéo explicative ou le tuto ci-haut.

Notre document de base ou notre document model est fait dans Microsoft Word puisqu’il s’agit d’une lettre de réclamation de créances au différent client de la société.

Notre base de données est faite dans Microsoft Excel et contient les éléments ou les informations de chaque client (le nom du client, l’adresse du client, le numéro de facture du client et bien évidemment le montant de sa créance et bien évidemment la date de la facture concernée).

Il faudra absolument ne pas mettre de titre dans votre base de données.

Vous devez donc rédiger votre texte ou votre lettre dans Ms Word au préalable en y laissant des espaces ou des zones vides où les éléments ou les informations viendront de votre base de données. Ces zones vides sont appelées des champs de fusions.

Puis vous devez créer votre Base de données dans Ms Excel si vous n’en avez pas encore. C’est dans cette base de données que votre fichier texte viendra chercher les informations manquantes qu’elle en a besoin pour les insérer dans les champs de fusions que vous avez laissés. Cette base de données est encore appelée fichier source. Vous pouvez également le faire avec Ms Access.

Le fichier texte ira chercher dans le fichier source que vous aurez choisi les éléments pour chaque destinataire de manière individuel. Par exemple, s’il s’agit du client ALIPRES de notre exemple précédent, vous aurez qu’à sélectionner ce client et toutes les autres informations concernant ce client seront automatiquement insérées dans le champ de fusion concerné par de cet élément. C’est-à-dire que le nom que vous aurez choisi vous insérer dans le champ de fusion de nom, l’adresse dans le champ de fusion réservé à l’adresse, la date, le numéro de facture et le montant iront chacun dans le champ de fusion de date, du numéro de facture et celui du montant respectivement. Et tout ceci en automatique. Vous n’aurez donc pas besoin de sélection tous ces éléments à chaque fois puisque tout sera fait de manière automatique grâce à vos deux fichiers.

Alors comment faire pour automatiser cella ?

Nous allons commencer tout d’abord par créer nos champs de fusion dans le fichier model.

Pour cela, dans le document Word, il aller dans l’onglet Publipostage puis dans Démarrer la fusion et le publipostage.

Et là vous aurez le choix entre faire une lettre, un message électronique, une enveloppe, une étiquette, un répertoire, un document Word normal ou alors demander une assistance pour la fusion et le publipostage pas à pas.

Mais pour notre exemple nous allons travailler avec la lettre.

A présent il faut sélectionner les destinataires.

Et là vous disposez de trois possibilités pour votre liste :

·        La première qui est « Entrer une nouvelle liste » 

Cette option vous permet de créer votre base de données directement dans Ms Word à l’aide d’un outil qui vous sera proposé par Ms Word.

Avec cet outil, vous pourriez entrer certains éléments que Word propose par défaut et si ces éléments de colonnes ne sont pas conformes à ce que vous voulez, vous avez la possibilité de les modifier en cliquant sur personnaliser la colonne. 

Vous pouvez ainsi modifier les entêtes soit en renommant ceux-ci, soit en supprimant ce qui ne vous intéressent pas ou alors en y ajoutant les champs que vous voulez.

Une fois que ce sera fait vous pouvez entrer vos données et cliquer sur nouvelle entrée pour entrer la prochaine ou cliquer sur supprimer l’entrée pour supprimer une ligne.

 · La deuxième : « utiliser une liste existante ». C’est celle-ci que nous allons utiliser pour notre exemple. Elle permet d’utiliser une liste déjà créer et c’est ce qui nous concerne.

·  Et la troisième c’est pour sélectionner la liste dans vos contacts Outlook.

Revenons à ce qui nous concerne c’est-à-dire la deuxième option, une liste existante.

Après avoir sélectionné celle-ci, une nouvelle fenêtre apparaîtra pour nous permettre de sélectionner la base de données que nous avons déjà créer soit dans Ms Excel soit dans Ms Access.

 Ø  Il faudra tout d’abord sélectionner le type de fichier en se servant du menu déroulant à droite.

Il s’agit pour notre cas d’un fichier Excel.

Ø Puis il faudra par la suite aller dans l’emplacement de notre base de données et le sélectionner et cliquer sur ouvrir puis sur OK.

Une fois que vous l’aurez fait, vous constaterez que de nouvelles fonctionnalités apparaissent dans l’onglet Publipostage.

Si vous aller sur insérer un champ de fusion vous verrez que les entêtes (Client, Adresse, n° facture, Date facture et Montant) de votre Base de données ont été incorporé.

Ø Sélectionner la zone réserver au nom du client

Ø Puis aller sur Insérer un champ de fusion et sélectionner le champ Client.

Lorsque vous l’autre fait, le champ client apparaîtra dans votre lettre.

Vous n’aurez plus qu’à faire de même avec les autres champs de fusions.

Et une fois fait, vous autre une lettre comme celle-ci avec tous les champs de fusion intégré.

 Vous pouvez à présent procéder au test.

Ø Cliquez tout simplement sur Aperçu des résultats

Une fois que vous aurez cliqué sur cet élément, vous constaterez que le nom du premier client de votre base de données ainsi que toutes les autres informations de ce client apparaîtront dans votre lettre.

 Ø Servez vous de l’outil de navigation du groupe Aperçu des résultats de l’onglet Publipostage de votre document Word pour défiler dans votre base de données et ainsi faire apparaître chaque client dans votre lettre.

Choisir en les images qui sont dans notre appareil ou les images en ligne.

 Pour notre cas nous allons travailler avec les images qui sont dans notre appareil. Et sélectionner par la suite l’image en question.

 

Lorsqu’on insert l’image, elle s’affiche sous sa taille réelle et il faut donc la réduire pour qu’elle puisse entrer dans la cellule.

Pour se faire, il suffit de sélectionner l’image par une de ces arrêts et de la réduire.

Mais ne surtout pas le faire par les milieux de chaque côté.

Si vous réduisez l’image de cette façon elle va perdre considérablement sa qualité et même son aperçu sera également déformé.

C’est donc la raison pour laquelle les images doivent toujours être réduit par ses différentes extrémités.

Une fois la première image insérée dans sa cellule, il ne vous reste plus qu’à faire pareil pour les autres images. Et si vous appliquez bien la procédure vous aurez un tableau avec des visuelles d’images comme celui-ci.

Mais ce n’est pas encore finis.

Maintenant que chaque image est insérée dans sa cellule, et ne reste plus qu’à la rattacher à cette cellule.

Pour ce faire, il suffit de faire un clic droit sur l’image, puis d’aller sur format de l’image. A ne pas confondre avec le format de cellule.

 Lorsque vous aurez cliqué sur le format de l’image, une nouvelle page ou zone apparaîtra dans le coin droit du classeur. Il faudra alors se rendre dans l’onglet de dimensionnement.

 

Puis se rendre dans les propriétés de l’image.

Par défaut la propriété Déplacer sans dimensionner avec les cellules est cochée.

Il faudra donc la décocher et cocher la propriété Déplacer et dimensionner avec les cellules qui se trouve juste au-dessus de la précédente.

Une fois fait, vous pourriez fermer cette page ou alors si vous avez plusieurs images comme dans notre cas, vous pourriez tout simplement sélectionner les autres images sans tout fois quitter cette page. Cela vous permettra de gagner en temps pour modifier directement toutes les autres images sans avoir à fermer la page puis recommencer la même procédure que la première pour toutes les autres images.

Et nous sommes d’accord que ce serait une perte de temps inutile et c’est bien ce que nous ne voulons pas faire ici. Tout au contraire nous cherchons sans cesse des astuces pour travailler rapidement et gagner en temps car le temps est précieux.

 Bon bref de bavardage. Passons à l’étape suivante.

Mais avant pourquoi ne pas fait un teste.

Une fois que s’aurez effectué toutes ces étapes, vous pouvez maintenant essayer d’appliquer un tri ou un filtre à vos données à travers votre tableau. Si toutes les étapes ont bien été faites, vous verrez que les images se déplaceront avec les cellules auxquelles elles ont été rattachées sans problème.

 Passons maintenant au deuxième chapitre de cette première partie.

                                         I.            II. Insérer une image dans une cellule sous forme de lien

Dans le premier chapitre nous avons inséré des images avec des visuels. Mais cette fois si nous allons voir comment insérer une image dans une cellule Excel sous forme de lien.

Tout d’abord comme pour le précédent il faut au préalable avoir un tableau et avoir réservé une colonne où les images seront insérées.

Sélectionner la cellule où l’image sera insérée.

Faites un clic droit sur cette cellule puis allez sur liens.

Une fenêtre apparaît.

Comme vous pouvez le constater il est impératif de connaître l’emplacement du fichier image dans votre appareil. Et il vous faut également connaître le nom de l’image que vous souhaitez insérer car contrairement au chapitre précédent où l’on pouvait clairement visualiser les images, pour celle-ci la visualisation de l’image de l’image n’est pas possible.

Il faut donc savoir où le fichier image est situé et quel nom porte ce fichier image pour pouvoir le repérer lorsqu’il apparaîtra dans cette fenêtre d’insertion de liens.

Vous comprenez donc pourquoi j’ai choisi de nommer mes fichiers images par des nom précis les décrivant nettement.

 Il ne reste plus donc qu’à sélectionner l’image concernée et à cliquer sur insérer.

Vous pouvez constater qu’avant le nom de l’image, le chemin d’accès à l’image est également précisé dans le lien de cette image.

Or se n’est pas ce que nous voulons. Ne vous en faites pas nous allons remédier à cela.

Alors comment faire pour que seul le nom de l’image soit affiché sur le lien dans la cellule ?

La raison pour laquelle le chemin d’accès à l’image apparaît dans le lien de l’image est la suivante : le fichier Excel et l’image ne sont pas dans le même dossier.

Donc pour que le chemin d’accès à l’image ne s’affiche pas dans le lien de l’image et que seul le nom de l’image s’affiche dans le lien, il faut absolument que le fichier Excel soit dans le même dossier que l’image ou les images en question.

 Il nous faut tout d’abord mettre le fichier Excel dans le même dossier que les images ou l’image.

Une fois que c’est fait nous pouvons recommencer la procédure.

Sélectionner la cellule où le fichier image doit être inséré ;

Faire une clic droit sur cette cellule et aller sur lien ;

 Vous pouvez constater cette fois que le fichier Excel est dans le même dossier que les images. Et nous pouvons maintenant sélectionner l’image en question et cliquer sur OK.

Et vous pourrez faire pareil pour toutes les autres images à insérer. Et si tout est convenablement fait, vous aurez un fichier avec des liens vers vers vos fichiers images comme celui-ci :

Et voilà.

Vous avez inséré des liens de fichier images dans votre classeur Excel.

Tout comme au premier chapitre, vous pouvez également faire des tests en effectuant des tris et filtres pour voir ce qui se passera.

 Vous pouvez actuellement insérer des images dans des cellules Excel de manière visuelle ou à travers de liens.