L’un des véritables soucis que nous rencontrons le plus souvent est la recherche d’une information précise dans une vaste base de données Excel. Même s’il est vrai qu’il existe la possibilité de filtrer ses colonnes et ses lignes, cela ne résout pas véritablement le problème puisqu’il faut toujours prendre le temps de bien positionner la colonne et la ligne figer en fonction des paramètres ou critères situer en colonne et en ligne.
Alors pourquoi ne pas
directement demander à Excel de faire ce travail pour nous ?
On n’aura donc qu’à
juste lui donner ses deux paramètres de ligne et colonne et il se chargera
d’effectuer ce travail pour nous et de nous renvoyer le résultat en moins
d’une seconde. Je dis bien une (01) seconde.
Par exemple, supposons
que nous avons un état de salaire avec les noms du personnel en colonne et les
différentes informations en ligne (salaire, retenues fiscales, sociales …).
Alors on aura juste qu’à sélectionner le nom et l’information (CAC par exemple)
et Excel nous renverra automatiquement le CAC de ce personnel.
Dans cette vidéo, nous verrons comment faire une recherche dans un tableau en fonction d’un critère de ligne et de colonne.
Attention ! La liste
déroulante ne fonctionne pas tant que les données n'ont pas été mises sous
forme de tableau puisque la source des 2 listes provient de plages de cellules
renommées automatiquement via la mise des données sous forme de tableau.
Dans l’exemple, on a un état de salaire avec le nom
du personnel en colonne et les différentes informations et les concernant
en ligne et on souhaite pouvoir retrouver une information précise en
fonction du nom et ceci à partir de 2 listes déroulantes :
- Une liste déroulante
pour le choix du nom
- Une liste déroulante
pour le choix du type d’information
On commencera tout d’abord par mettre les données sous forme de tableau : Cela permet d’avoir des plages de cellules renommées automatiquement ce qui facilite la création et la lecture de la formule mais surtout cela permet de rendre dynamique les plages de cellules utilisées dans la formule puisqu’elles vont s’adapter automatiquement en fonction du nombre de données dans le tableau et donc la formule fonctionnera toujours en cas d’ajout ou de suppression de données.
Puis on effectuera la
recherche en combinant les fonctions INDEX et EQUIV.
👉La fonction INDEX permet de renvoyer une valeur située dans une table de données en fonction d'un numéro de ligne et d’un numéro de colonne.
Syntaxe de la formule INDEX :
= INDEX(matrice ; no_lig ; [no_col])
➡ matrice = Plage de cellules dans laquelle on souhaite renvoyer la valeur en fonction du numéro de ligne et de colonne.
➡ no_lig = Indique le numéro de ligne à utiliser pour renvoyer la valeur dans la matrice
➡ [no_col] = Indique le numéro de colonne à utiliser pour renvoyer la valeur dans la matrice
👉La fonction EQUIV va nous permettre de retrouver le numéro de
colonne en recherchant l’information parmi les en-têtes et le numéro de ligne en recherchant le nom du personnel dans la liste.
Syntaxe de la formule EQUIV :
= EQUIV(valeur_cherchée ; matrice_recherche ; [type])
➡ valeur_cherchée = Valeur à rechercher dans la matrice
➡ matrice_recherche = Plage de cellules dans laquelle s’effectue la recherche
➡ [type] = Type de correspondance souhaitée avec la valeur cherchée
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