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jeudi 8 juillet 2021

Comment faire des recherches et remplacements facilement dans Excel

dimanche 6 septembre 2020

FAIRE UNE RECHERCHE AVEC DES CRITÈRES DE LIGNE ET COLONNE

L’un des véritables soucis que nous rencontrons le plus souvent est la recherche d’une information précise dans une vaste base de données Excel. Même s’il est vrai qu’il existe la possibilité de filtrer ses colonnes et ses lignes, cela ne résout pas véritablement le problème puisqu’il faut toujours prendre le temps de bien positionner la colonne et la ligne figer en fonction des paramètres ou critères situer en colonne et en ligne.

Alors pourquoi ne pas directement demander à Excel de faire ce travail pour nous ?

On n’aura donc qu’à juste lui donner ses deux paramètres de ligne et colonne et il se chargera d’effectuer ce travail pour nous et de nous renvoyer le résultat en moins d’une seconde. Je dis bien une (01) seconde.

 

Par exemple, supposons que nous avons un état de salaire avec les noms du personnel en colonne et les différentes informations en ligne (salaire, retenues fiscales, sociales …). Alors on aura juste qu’à sélectionner le nom et l’information (CAC par exemple) et Excel nous renverra automatiquement le CAC de ce personnel.

 







Dans cette vidéo, nous verrons comment faire une recherche dans un tableau en fonction d’un critère de ligne et de colonne.

 

Attention ! La liste déroulante ne fonctionne pas tant que les données n'ont pas été mises sous forme de tableau puisque la source des 2 listes provient de plages de cellules renommées automatiquement via la mise des données sous forme de tableau.

 

Dans l’exemple, on a un état de salaire avec le nom du personnel en colonne et les différentes informations et les concernant en ligne et on souhaite pouvoir retrouver une information précise en fonction du nom et ceci à partir de 2 listes déroulantes :

- Une liste déroulante pour le choix du nom

- Une liste déroulante pour le choix du type d’information

 

On commencera tout d’abord par mettre les données sous forme de tableau : Cela permet d’avoir des plages de cellules renommées automatiquement ce qui facilite la création et la lecture de la formule mais surtout cela permet de rendre dynamique les plages de cellules utilisées dans la formule puisqu’elles vont s’adapter automatiquement en fonction du nombre de données dans le tableau et donc la formule fonctionnera toujours en cas d’ajout ou de suppression de données.

 

Puis on effectuera la recherche en combinant les fonctions INDEX et EQUIV.

👉La fonction INDEX permet de renvoyer une valeur située dans une table de données en fonction d'un numéro de ligne et d’un numéro de colonne.

 Syntaxe de la formule INDEX :

 

= INDEX(matrice ; no_lig ; [no_col])

 matrice = Plage de cellules dans laquelle on souhaite renvoyer la valeur en fonction du numéro de ligne et de colonne.

 no_lig = Indique le numéro de ligne à utiliser pour renvoyer la valeur dans la matrice

 [no_col] = Indique le numéro de colonne à utiliser pour renvoyer la valeur dans la matrice

 

👉La fonction EQUIV va nous permettre de retrouver le numéro de colonne en recherchant l’information parmi les en-têtes et le numéro de ligne en recherchant le nom du personnel dans la liste.

 

Syntaxe de la formule EQUIV :

 

= EQUIV(valeur_cherchée ; matrice_recherche ; [type])

 valeur_cherchée = Valeur à rechercher dans la matrice

 matrice_recherche = Plage de cellules dans laquelle s’effectue la recherche

 [type] = Type de correspondance souhaitée avec la valeur cherchée

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vendredi 28 août 2020

Comparaison des 4 fonctions RECHERCHE d'Excel

Connaissez-vous les fonctionnalités des différentes fonctions RECHERCHE sur Excel ?
Voici pour vous une comparaison de ces fonctions recherche d'Excel








👉 Syntaxe de la formule RECHERCHEX :
= RECHERCHEX(valeur_cherchée ; tableau_recherche ;tableau_renvoyé ; [si_non_trouvé] ; [mode_correspondance] ; [mode_recherche])

 valeur_cherchée : la valeur que vous souhaitez retrouver. (Obligatoire)

 tableau_recherche : où trouver cette donnée. (Obligatoire)

tableau_renvoyé : Le résultat que vous souhaitez faire apparaître. (Obligatoire)

[si_non_trouvé] : Le résultat à renvoyer si la valeur cherchée n'est pas retrouvée. (Optionnel)

 [mode_correspondance] : Le type de correspondance souhaité avec la valeur cherchée. (Obligatoire)

 [mode_recherche] : L’ordre dans lequel effectuer la recherche. (Optionnel)

 

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👉 Comparaison avec la RECHERCHEV :

Plus besoin de sélectionner la totalité du tableau de recherche et de renseigner un numéro d’index colonne pour la colonne résultat.

= La colonne résultat est directement sélectionnée seule.

En cas d’erreur de la RECHERCHEX (si la valeur cherchée n’est pas retrouvée dans la table de recherche) il suffit de renseigner le paramètre [si_non_trouvé] pour indiquer la valeur à faire apparaître au cas où cette valeur n’est pas trouvée. Ce paramètre n’est pas obligatoire ; mais si elle n’est pas précisée, la fonction renverra un message d’erreur si la valeur n’est pas trouvée.

Pour obtenir le même résultat avec la formule RECHERCHEV il faut la combiner avec la formule SIERREUR.

Si une nouvelle colonne est insérée dans le tableau de recherche cela ne modifie pas le résultat obtenu par la formule RECHERCHEX qui s’adapte.

Par contre, la RECHERCHEV qui fonctionne en indiquant un numéro de colonne (index) ne supporte donc pas les insertions et suppressions de colonnes.

La RECHERCHEV regarde uniquement sur la droite : Elle fonctionne uniquement si la colonne de la valeur cherchée est située à gauche de la table de recherche. Si la valeur cherchée est située à droite par rapport à la colonne de la valeur résultat alors la RECHERCHEV ne fonctionne pas.

Pour combler ce problème il fallait utiliser les formules INDEX et EQUIV.

Désormais avec la RECHERCHEX il est possible d’effectuer une recherche dans les deux sens.

Formule propagée : Dans le cas où on souhaite faire apparaître des résultats issus de plusieurs colonnes successives sur la même ligne il suffit de sélectionner l’ensemble des colonnes dans le paramètre [tableau_renvoyé].

= La formule se propage automatiquement sur la droite en fonction du nombre de colonnes sélectionnées dans le paramètre [tableau_renvoyé].

Avec la RECHERCHEV il faut reproduire la formule pour chaque nouvelle colonne résultat en modifiant à chaque fois le numéro d’index colonne.

Le paramètre VRAI de la RECHERCHEV permet de faire une recherche de la valeur inférieure la plus proche de la valeur cherchée : Les valeurs de la table de recherche doivent donc être rangées par ordre croissant.

Par contre il est impossible de faire une RECHERCHEV de la valeur supérieure la plus proche.

La RECHERCHEX quant à elle permet de faire ces 2 types de recherche avec le paramètre [mode_correspondance] :

= -1 valeur inférieure la plus proche

= 1 valeur supérieure la plus proche

La formule RECHERCHEX permet aussi de rechercher la valeur approximative supérieure la plus proche.

Recherche d’un caractère générique :

Comme pour la RECHERCHEV il est possible d’effectuer une recherche sans avoir la connaissance exacte de la valeur cherchée.

Les caractères génériques sont des caractères spéciaux utilisés pour remplacer des caractères inconnus.

La RECHERCHEX permet de choisir l’ordre dans lequel effectuer la recherche dans une série de valeurs grâce au paramètre [mode_recherche] :

= 1 chercher du premier au dernier élément

= -1 pour commencer par la fin

Alors que la RECHERCHEV ne permet pas non plus de retourner la dernière occurrence d’une série de valeurs.

 👉 Comparaison avec la RECHERCHEH :

Même principe que pour la RECHERCHEV, la formule RECHERCHEX permet de remplacer la RECHERCHEH en comblant ses lacunes :

- La formule RECHERCHEX supporte la suppression et l’insertion de lignes dans le tableau de recherche.

 - La ligne de la valeur cherchée peut être située n’importe où sur le tableau de recherche / contrairement à la RECHERCHEH où la ligne de la valeur cherchée doit être située au-dessus.

 


vendredi 21 août 2020

Astuce Excel : Briser les limites pour Faire une recherchev à gauche

Comment briser les limites de la recherchev sur Excel à l'aide d'une fonction Excel
méconnue et pourtant très pratique ?
Cette fonction permet de faire des recherches aussi bien à droite qu'à gauche.







La formule Excel BDLIRE est une formule de base de données : Elle permet notamment de contourner la limite de la RECHERCHEV qui peut faire uniquement des recherches sur la droite.

C’est une alternative bien plus simple à l’utilisation de la combinaison des formules Index et Equiv.
Ou pour les utilisateurs qui n’ont pas d’abonnement Microsoft 365 et qui n’ont donc pas accès à la formule RECHERCHEX.

La formule BDLIRE est idéale pour faire une extraction de données sur Excel, par contre c’est impossible de comparer 2 colonnes entre elle comme avec la RECHERCHEV.

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Paramètres de la formule BDLIRE :
= BDLIRE(base de données ; champ ; critères)

• base de données = Représente la plage de cellules de la base de données : La première ligne de la liste doit contenir les étiquettes de chaque colonne.

• champ = Indique la colonne à utiliser pour la fonction
= 3 options possibles :
- Soit Entrez l’étiquette de la colonne entre guillemets doubles.
- Soit cliquer directement sur l’en-tête de la colonne souhaitée.
- Soit un nombre sans guillemets qui fait référence à la position de la colonne dans la liste (par exemple 1 pour la première colonne, 2 pour la seconde, et ainsi de suite).

• critères = Représente la plage de cellules qui contient les conditions spécifiées. Il faut bien que les noms des en-têtes de colonnes soient exactement les mêmes que ceux utilisés pour la base de données.

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Contrainte :
La Contrainte principale est que pour les arguments « champ » et « critères » il faut bien que les données soient en lignes et non en colonne.

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Remarques :
- Si aucun enregistrement ne correspond aux critères, BDLIRE renvoie la #valeur
= Exemple : modifier le matricule de Claire puis remettre et supprimer son prénom


- Si plusieurs enregistrements répondent aux critères, la BDLIRE renvoie la #nombre (Contrairement à RechercheV qui elle pointe le premier trouvé dans le cas où la valeur cherchée est retrouvée plusieurs fois).